こんな記事を読んだ。
業務内容が違うので、実際に採用できるものはあまりなかったものの、考え方は
共感できた。
以下抜粋。
裁量労働制が導入されたことでさらに業務を効率化させ、最終的には、仕事の成果を上げながら「12時出社・17時退社」を実現させたという。
整理の目的は、「仕事のスピードを高めて成果につなげる」こと。だから、「必要な情報や仕事道具がすぐ見つかる仕組みさえ考えればいい。細かく分類して整然と並べ、キレイにラベルを貼るといった、整理自体に時間や労力をかける必要は全くありません」と美崎さん。その上で、「使用頻度が高いものを、使いやすい場所にざっくり配置するだけ」と彼の整理メソッドは至ってシンプルだ。
やはり、裁量労働制は、こういうことができる職種しか無理だと思う。
国会の論議で、比較データの前提がおかしいという論議の前に、そもそも裁量労働に馴染まない職種にも適用されていることを論議して欲しい。
１２時出社で１７時退社で仕事がまわる営業部門があるのだろうか・・・。
少なくとも相対のお客様が理解してくれなかったら無理である。
話はそれたが、上記部分で私が共感したのは以下の２点。
- 整理自体に時間と労力をかける必要はない
- 使用頻度が高いものを使いやすい場所にざっくり配置する
次に３つのルールが紹介されていた。
- 机の上には進行中の書類のみを置く
- 書類は立てる
- 書類は3つのレーンに分ける
この中で、１はすでに実践済。多くの人はしていると思う。
２番は、書類が多すぎて雪崩が発生する。無理だ。
平積みでも管理ができているのでいいことにする。
３番は図示されていた。（最初にリンクした記事から抜粋。）
私の仕事に照らし合わせると・・・
- ファストパスレーン
優先順位が高く急ぐものは溜めないので不要。
仮に、着手して一定時間かかるものは、上図で言えば一番左のプロジェクトレーンに一緒にする。 - リーディングレーン
机上には置かない。
電子化されているものは外には出てこないし、紙のものは読んだらすぐ元の場所に戻す。
つまり３レーンは必要なかった。
机の浅い引き出しは、仕切りもほぼない。
- ホチキス（複数。針がなくなった時に入れ替えが面倒なので予備をスタンバイ。）
- 電卓
- 筆記用具（ボールペン、シャーペン、蛍光ペン２本／黄色とピンク）
少ないので仕切りはいらない。 - 消しゴム
- 定規
- ハサミ
- カッター
これ以外に使用頻度が低いスタンプのインクなどは自分から遠い引き出しにやはり仕切りはなく置いてある。
パソコンやタブレットで仕事をすることが多いから、そんなに筆記用具も必要ない。
メモ類は、個人情報の管理の都合上、施錠できる場所にしまう必要があるので、朝来たら出すが、退社時は引き出しにしまって帰る。
退社時に机上にあっていいものは、
- パソコン
- キーボード
- マウス
- 子機（電話）
だけだ。それ以外のモノは置いてはいけないので、必然的に片付く。
片付けを楽にする為には、モノも減る。
机の浅い引き出しは、収納もきちんとすれば見た目は楽しそうではあるが、
- 転勤で次に使う机が同じサイズとは限らない為、仕切りが合わなくなることがある
- 仕切って管理するほどの文具がない
- 文具の仕切りは汚れるので、それを綺麗に保つ労力が惜しい
ので、収納の管理に時間と労力はかけていない。
そしてこれは自宅でも同じだ。
ファイリングもこだわらない。
なるべく穴あきは使わない。
理由は、
- 穴を開ける時間がもったいない
- 捨てる時に穴から外すのも面倒
だからだ。
普通の黄色い厚紙のフォルダーにざっくり入れていく。
ラベルもテプラは使わず、手書き。テプラを出して印字する時間がもったいない。
そして適当なタイミングで、中身を見て、古いものは捨てる。
最近は書類の保存も電子化され、紙で持つ必要がなくなって来たので極力電子媒体で保存するようにしている。
人それぞれで、人によってはきちんと綺麗な収納でないと「仕事の気分がのらない」人もいるだろう。
それはそれでいいと思う。
あくまで私のざっくり管理方法だ。
そんな訳でこのゆうこさんの記事にも共感。
この白いファイルの中の四隅を綺麗に保つ自身は・・・私にはない。
そんな訳で、収納・ラベリング・ファイリング。
私には無縁の言葉である。
